Een briefomslag invullen: info en praktische aanwijzingen
Vroeg of laat overkomt het iedereen: een papieren briefomslag met daarin een mededeling moet op de post. Ongeacht de inhoud van de envelop, belangrijk of niet, om hem op de plaats van bestemming te krijgen, moeten de voor- en achterkant van de envelop goed worden ingevuld en moet de juiste postzegel op de briefomslag worden aangebracht.
In dit artikel leggen we stap voor stap en beknopt maar gedetailleerd uit welke gegevens en informatie je op de briefenvelop moet schrijven voordat je hem verstuurt en hoe je dat op de juiste manier doet.
Laten we meteen beginnen.
Het briefhoofd van een briefomslag: afzender en geadresseerde
Het briefhoofd van een briefomslag is eenvoudig.
De gegevens van de afzender (die de brief verstuurt) en de geadresseerde (die de brief ontvangt) moeten duidelijk op de briefomslag worden geschreven, zodat de postdienst de brief kan bezorgen.
Op de achterkant van de envelop (die moet worden dichtgeplakt en dichtgeplakt) moeten de gegevens van de afzender worden geschreven, terwijl op de voorkant de gegevens van de geadresseerde moeten worden ingevuld.
De ingevulde envelop is dan klaar om gepost en verzonden te worden.
Maar laten we aan de hand van praktische voorbeelden eens kijken waar en hoe deze gegevens moeten worden ingevuld.
Een briefomslag invullen: de achterkant
Om een briefomslag in te vullen, moet je de gegevens op beide zijden van de envelop schrijven.
De achterkant van de envelop is de kant die moet worden gesloten en verzegeld, met de typische flap die moet worden vastgeplakt. Het is precies op het oppervlak van de flap dat het adres van de afzender, d.w.z. de persoon die de brief wil versturen, moet worden geschreven.
Om de briefomslag compleet te maken, moet het adres van de afzender worden vermeld:
- Volledige naam van de afzender van de brief
- Adres
- Postcode
- Land en provincie afkorting
Het adres van de afzender kan in één horizontale lijn worden geschreven, zoals je in de afbeelding hieronder ziet.
Of je kunt het adres van de afzender op drie verschillende regels schrijven, beginnend van boven naar beneden, zoals in de afbeelding hieronder.
Of je kunt het adres van de afzender op drie verschillende regels schrijven, beginnend van boven naar beneden, zoals in de afbeelding hieronder.
Het is om twee redenen belangrijk om de gegevens van de afzender foutloos te schrijven.
De eerste reden is dat de persoon die de brief ontvangt deze kan lezen en meteen weet wie de brief heeft verstuurd en waar deze vandaan komt.
De tweede reden is dat als de postdienst er niet in slaagt om de brief bij de geadresseerde af te leveren, deze wordt teruggestuurd naar het adres van de afzender.
Een briefomslag invullen: de voorkant
Nadat de achterkant van de envelop is ingevuld met de gegevens van de afzender, moeten de gegevens van de ontvanger worden ingevuld.
Het adres van de geadresseerde moet op de voorkant worden geschreven, waar ook de postzegel moet worden geplakt. Om een briefomslag correct in te vullen, moet de voorkant de volgende items bevatten:
- Postzegel (rechtsboven)
- Mogelijke Priority Mail-stempel (linksboven)
- Volledig adres ontvanger (rechtsonder)
In de afbeelding hieronder zie je precies waar je de postzegel moet plaatsen en waar je het adres van de ontvanger op de envelop moet schrijven.
Het adres van de geadresseerde moet zo volledig mogelijk zijn en zo veel mogelijk exacte informatie bevatten om de bezorging van de brief te vergemakkelijken.
Daarom mag het adres van de geadresseerde gedetailleerder zijn en meer bevatten:
- Voor- en achternaam ontvanger
- Volledig adres (straatnaam, huisnummer, postcode, plaatsnaam, provincieafkorting)
- Staat waarin de geadresseerde zich bevindt (indien in het buitenland)
- Opschriften en titels
- Aanvullende informatie (naam of nummer van het gebouw, interieur, trappenhuis)
- Telefoonnummer
Klassiek briefhoofd, titels en beleefdheidsformules, vertrouwelijkheid: aan wie de brief is gericht
Bij het samenstellen van een briefomslag is het zinvol om de juiste koptekst, beleefdheidsformules en titels te gebruiken om op de briefomslag te schrijven.
Deze dienen om duidelijk te maken aan wie de brief gericht is, om dit op de juiste manier te doen en om de mate van formaliteit en vertrouwelijkheid van de correspondentie aan te geven.
Klassieke kop
Voor brieven die naar andere personen dan familie en vrienden worden gestuurd, is het een goed idee om de naam van de geadresseerde vooraf te laten gaan door een koptekst. Dit is omdat we deze personen aanspreken om redenen die van commerciële, zakelijke, juridische, bureaucratische enz. aard kunnen zijn.
Laten we eens kijken naar enkele praktische voorbeelden van kopteksten.
Wanneer een bedrijf een brief verstuurt en een van zijn klanten aanspreekt, zet het meestal de naam van de geadresseerde vóór het briefhoofd:
- Geachte (indien gericht aan een man of vrouw)
- Geachte (indien gericht aan een bedrijf)
Dit is de klassieke koptekst, die op zichzelf voldoende kan zijn om de brief te ‘koppen’ (d.w.z. het eigendom ervan toe te kennen) aan de geadresseerde die we in de envelop aangeven.
Deze standaard koptekst is voldoende om aan te geven aan wie we de brief sturen.
Als we de brief echter naar een rechthebbende persoon sturen, is het aan te raden om de titel of beroepspositie van de geadresseerde toe te voegen. Vooral als we hem/haar in een formele, professionele hoedanigheid aanspreken.
Titel en functie van de geadresseerde
Naast de kopregel is het gebruikelijk om de titel van de geadresseerde te vermelden om hem/haar beter te kunnen kwalificeren.
Als de persoon meerdere titels heeft, is het een goede regel om de belangrijkste te kiezen.
Zo hebben we, in oplopende volgorde:
- Meneer of Mevrouw
- Dokter (voor dokter en mevrouw)
- Notaris, Advocaat, Ingenieur, Architect, Professor etc. (afhankelijk van het beroep)
- Edelachtbare (als de brief gericht is aan een politicus)
- Eminentie of Excellentie (als de brief gericht is aan een religieuze autoriteit)
Geachte advocaat Miep De Hpop
Beukenlaan 24,
9027 AZ Leukdorp
De mate van vertrouwelijkheid van de brief aangeven
Als de brief gevoelige gegevens of informatie bevat die uitsluitend bestemd zijn voor de geadresseerde, is het een goed idee om dit in de brief te vermelden.
Correspondentie komt namelijk vaak via andere personen in handen van de geadresseerde.
Daarom worden formules gebruikt:
- Ter attentie van
- C/O (dat staat voor ‘care of’ en betekent ‘levering door’)
Deze twee formules geven een verschillende mate van vertrouwelijkheid van de correspondentie aan.
“Ter attentie van”: wanneer de brief kan worden gelezen door andere personen dan de geadresseerde
Dit wordt gebruikt wanneer je een brief stuurt naar een persoon die voor een bedrijf of organisatie werkt.
De brief wordt afgeleverd op het bedrijfsterrein en intern, door andere personen, bij de geadresseerde bezorgd.
Deze formule wordt gebruikt wanneer de inhoud van de brief niet persoonlijk van aard is en dus gelezen kan worden door andere personen vóór of naast de geadresseerde.
In dit geval staat het voor de naam van de geadresseerde:
Geachte Vennootschap Fortunati S.p.a.
Miep De Hoop
Beukenlaan 24,
9027 AZ Leukdorp
“C/O”: wanneer de brief alleen kan worden gelezen door de geadresseerde
Deze formule wordt gebruikt wanneer een brief wordt gestuurd naar een bedrijf of organisatie waar de geadresseerde werkt of naar een privéwoning waar hij of zij woont, maar zonder precies adres of privéadres op zijn of haar naam. Als de aard van de brief strikt persoonlijk is en we alleen willen dat de brief wordt gelezen door de geadresseerde, gebruiken we “C/O” om dit formeel aan te geven.
Zelfs als de brief door andere personen zal worden ontvangen en behandeld, geeft “C/O” aan dat alleen de geadresseerde gemachtigd is om de envelop te openen en te lezen. De ongeopende envelop wordt bezorgd door de persoon die direct achter de “C/O” staat.
In dit geval luiden de geadresseerde gegevens als volgt:
Geachte advocaat Miep De Hoop
C/O Bedrijf ‘x’
Beukenlaan 24,
9027 AZ Leukdorp
Strikt vertrouwelijk
Als de briefomslag zeer persoonlijke of gevoelige informatie moet bevatten, kun je rechtsonder het adres van de ontvanger ‘strikt vertrouwelijk’ of ‘persoonlijk’ schrijven.
Dit maakt het voor iedereen die de brief behandelt duidelijk dat de brief vertrouwelijk is en niet mag worden geopend of mee geknoeid tot aan de bezorging.
Gepersonaliseerde zakelijke enveloppen kopen
Nu je alle referenties hebt om een briefomslag in zijn geheel in te vullen, kun je je richten op het type briefomslag dat je moet nemen.
Als je een zelfstandige, een ondernemer of een bedrijf bent, wil je misschien op maat gemaakte enveloppen sturen waarop je merk en logo duidelijk te zien zijn.
Een op maat gemaakte briefomslag geeft aan de ene kant meteen een idee van ernst en betrouwbaarheid, en maakt het aan de andere kant mogelijk om de afzender van de brief meteen te identificeren.
Om de verschillende soorten zakelijke enveloppen en de verschillende manieren om ze te personaliseren te ontdekken, kun je deze pagina van onze e-commerce bezoeken.
Je kunt je eigen gepersonaliseerde zakelijke enveloppen maken en kopen in slechts een paar klikken, voor gebruik bij vele gelegenheden.